Votre client fait l’aveugle et le sourd malgré vos multiples rappels ? Pas de soucis ! Certes, une facture impayée est une situation gênante, voire frustrante… terriblement frustrante. Mais, il existe des approches pour aborder ce délicat problème sans pour autant brouiller votre client. Découvrez donc notre guide exclusif des étapes de la relance de facture pour arriver à un tel équilibre.
À propos de la facture impayée
Une facture impayée renvoie à une facture émise par une entreprise ou un prestataire de services à un client, mais qui reste non réglée dans les délais convenus. Vous vous trouvez dans ce cas de figure ? Vous pouvez en savoir plus ici sur les raisons expliquant cette situation, mais aussi les moyens de recouvrement des créances n’incluant pas la voie ou la procédure judiciaire.
Pour ce qui est des raisons, on peut mentionner :
- Des difficultés financières du client ;
- Des erreurs de facturation ;
- Une négligence, etc.
Qu’importe la raison, il est primordial pour les entreprises et prestataires de services de gérer efficacement ces désagréments pour assurer le maintien et la rentabilité de leur trésorerie.
Signifier au client qu’il doit payer : comment ?
Certes, vous craignez de froisser votre client, mais vous devez aussi être ferme. Ici, il faudra opter pour une approche professionnelle et respectueuse.
D’abord, faites preuve de politesse et d’empathie. Commencez la conversation en exprimant votre compréhension pour toutes les situations que votre client est susceptible de traverser. Ensuite, rappelez les termes du contrat et les conditions de paiement convenues. Cela va renforcer la base de votre demande de paiement. N’hésitez pas à vous montrer clair et spécifique. Vous devez préciser le montant exact dû, la date d’échéance et rappeler les pénalités éventuelles en cas de retard de paiement. Fixez une date limite pour le paiement, généralement 7 à 14 jours à compter de la réception de la lettre de relance. Signez la lettre et conservez une copie pour vos dossiers.
Enfin, s’il s’avère que votre client rencontre des difficultés financières, vous n’aurez qu’à lui proposer des options de paiement échelonné ou encore des arrangements spécifiques. Cela pourra l’aider à honorer sa dette. Quand bien même la situation peut être frustrante, gardez votre calme et restez professionnel. Cela vous permettra d’éviter les confrontations et de préserver vos relations avec le client, qu’il soit une entreprise ou une personne physique.
Quelle procédure pour relancer une facture impayée ?
Lorsqu’il s’agit de relancer un client pour une facture impayée, notons qu’il existe plusieurs méthodes. Toutefois, il existe une procédure générale comprenant des étapes bien définies.
La relance par téléphone
Ici, vous relancez votre client via un appel téléphonique. C’est une approche personnelle donnant lieu à une réponse immédiate. Concision et professionnalisme sont de mise pour la réussite de cette première étape.
La relance par courrier électronique
Le courrier électronique intervient généralement après la relance téléphonique. Ici, privilégiez un e-mail clair, concis et surtout poli. Nous vous recommandons d’éviter les messages agressifs et accusateurs. Privilégiez l’utilisation de rappels de paiement automatisés pour rester présent dans l’esprit de votre client.
La mise en demeure
C’est sans aucun doute l’étape finale d’une procédure de relance pour une facture impayée. Notification formelle sommant le client de payer sa facture sous peine de poursuites légales, la mise en demeure est une alternative à envisager lorsque la relance à l’amiable ne donne pas les résultats escomptés.
